Menos de dos semanas, un evento y una oportunidad que no podíamos dejar pasar

¿Cuánto tiempo se necesita para tener listo un stand portátil?

Hace poco llegó a nosotros un cliente buscando una solución que pudiera utilizar en varios eventos. Su necesidad era clara: quería un stand que representara bien a su marca, pero que al mismo tiempo fuera práctico, transportable, fácil de instalar y, sobre todo, reutilizable.

Durante la conversación surgió un pequeño detalle:

Tenía un evento en menos de

dos semanas.

Su primera reacción fue muy lógica:

“Ese evento es en dos semanas… mejor lo dejamos para después.”

Pero nosotros vimos otra posibilidad.

Le respondí:

“¿Y por qué dejarlo para después? Si quieres, empezamos con ese. Todavía nos da tiempo.”

Cuando el tiempo se convierte en parte del proyecto

Aceptar significaba trabajar con un calendario muy ajustado.

No se trataba simplemente de imprimir un gráfico y entregarlo. Detrás de un stand portátil existe todo un proceso que el cliente normalmente no ve: revisión de necesidades, definición de la solución, diseño, adaptación de archivos, producción, impresión, control de calidad, coordinación y entrega.

Y cuando solamente tienes dos semanas, cada decisión cuenta.

Nos tocó correr, sí. Pero correr con orden.

Porque entregar rápido nunca debería significar sacrificar la calidad.

La ventaja de pensar en portabilidad

Una de las razones por las que pudimos responder al reto fue precisamente el tipo de solución elegida.

Los sistemas portátiles están diseñados para facilitar la participación de las empresas en diferentes exposiciones y eventos.

Una buena solución portátil permite:

• Transportar el stand con mayor facilidad.
• Reducir tiempos de montaje y desmontaje.
• Reutilizar la estructura en diferentes eventos.
• Actualizar o cambiar gráficos cuando la comunicación lo requiera.
• Disminuir necesidades de almacenamiento y logística.
• Mantener una imagen profesional sin empezar un proyecto desde cero para cada exposición.

Por eso, cuando un cliente nos dice que tendrá varios eventos durante el año, nuestra primera pregunta no es únicamente cómo quiere que se vea su próximo stand.

También pensamos:

¿Cómo podemos hacer que esta inversión le funcione una y otra vez?

Llegó el día del evento

Después de dos semanas intensas, llegó el momento de la verdad.

El stand estaba listo.

El cliente participó en su evento y poco después comenzaron a llegar las fotografías.

Ahí estaba el producto instalado, funcionando exactamente para lo que había sido pensado.

Pero lo mejor no fueron solamente las fotos.

Fue saber que el resultado había superado las expectativas del cliente.

En ese momento, todas las prisas, revisiones y coordinación detrás del proyecto cobraron sentido.

Un stand no debería convertirse en otra preocupación

Cuando una empresa participa en una exposición tiene suficientes cosas en qué pensar: clientes, citas, presentaciones, equipo comercial, muestras, objetivos y oportunidades de negocio.

El stand debería ayudar a que todo eso suceda, no convertirse en una preocupación adicional.

Por eso creemos que una buena solución para exposiciones no se mide únicamente por cómo se ve.

También se mide por qué tan fácil es transportarla, instalarla, almacenarla y volverla a utilizar.

Y, por supuesto, por algo todavía más importante:

que esté lista cuando llega la oportunidad.

¿Y si el próximo evento está más cerca de lo que imaginabas?

Esta experiencia volvió a recordarnos algo que hemos aprendido después de muchos años trabajando en exposiciones:

A veces un cliente piensa que ya es demasiado tarde para hacer algo.

Nosotros preferimos primero revisar las posibilidades.

No todos los proyectos pueden realizarse en dos semanas y cada caso requiere evaluar tiempos de producción, diseño y logística. Pero cuando existe la solución adecuada, un equipo coordinado y decisiones rápidas por parte del cliente, muchas veces hay más posibilidades de las que imaginamos.

Porque en una exposición, el tiempo también forma parte de la inversión.

Y una oportunidad que sucede dentro de dos semanas sigue siendo una oportunidad.

En Qualton diseñamos soluciones portátiles pensando no solamente en tu próximo evento, sino en todos los que vienen después.

Gabriela Sierra
Directora Comercial